Virtuális asszisztens vállalkozás indításán gondolkodsz? Szeretnék segíteni Neked néhány tippel azzal kapcsolatban, hogy mire kell figyelned, és mi mindenre lesz szükséged.

Azt biztosan tudod, hogy az nem működik, hogy kitalálom a szolgáltatásomat, gyorsan bejelentem magam, és már jönnek is az ügyfelek. Lehet, hogy vannak, akik ezért nem is mernek elindulni ezen az úton.
Pedig valószínűleg csak annyira van szükség, hogy az ember átlássa, milyen lépéseket kell tennie ahhoz, hogy felépíthessen egy sikeres vállalkozást.
Ezek a lépések különböző szolgáltatások és termékek esetén valamelyest eltérhetnek egymástól. Mi most azokat fogjuk megnézni, amelyek a virtuális asszisztens vállalkozás elkezdéséhez szükségesek.

Virtuális asszisztens vállalkozás tervezése – nézz szembe a félelmeiddel!

Ha nem asszisztensi jellegű munkát végzel vagy nem ilyet végeztél korábban, akkor valószínűleg kétségek merülnek fel benned: „Vajon biztosan el fogom tudni látni a feladatokat? Jól tudom majd irányítani a vállalkozást? Olyan, mintha az online asszisztensnek mindent kellene tudni, de ez lehetetlen…”

Természetes, ha ilyen gondolatok cikáznak benned akkor is, ha egyébként lelkes vagy, és a virtuális asszisztens munka a szíved vágya.
Még akkor is természetesek a félelmek, ha van már tapasztalatod asszisztensi/adminisztrációs feladatok terén. Hiszen ha eddig alkalmazottként dolgoztál, akkor nem tudod még, hogy milyen a virtuális asszisztens vállalkozói lét. Mindenki fél az ismeretlentől.

Fontos, hogy ezek az érzések ne gátoljanak meg az elindulásban.

Miért nem kell aggódnod a virtuális asszisztens vállalkozás felépítésével kapcsolatban?

1. Nem veszíthetsz sokat. A virtuális asszisztens vállalkozás megteremtéséhez nem kell túl nagy befektetés. Ha nem megy, akkor választhatsz más utat. Ez azért néhány hónap alatt kiderül.
2. Nem kell, sőt egyáltalán nem is ajánlott a munkahelyeden felmondani addig, amíg be nem indul a dolog. Ha már látod, hogy lesz elég ügyfeled, akkor nyugodt szívvel lecserélheted az alkalmazotti létet a teljes vállalkozói létre. Ha pedig kicsi gyermek mellett indulsz el, akkor nem is merül fel ilyen kérdés.
3. Van a virtuális asszisztens szolgáltatásokra kereslet. A kisvállalkozók közül sokan megfigyelték, hogy hatékonyabbá válik a munkájuk, sokkal jobban be tudják osztani az idejüket, ha asszisztenssel dolgoznak együtt. Ráadásul alkalmazottat sem kell ehhez felvenniük.
4. Ha korábbi tanulmányaid és munkatapasztalataid látszólag nincsenek összefüggésben ezzel a pályával, akkor sincs minden veszve, sőt! Lehet, hogy éppen ez fog segíteni a specializációban és a célcsoport meghatározásában.

Amit már a legelején meg kell tenned

Nem lehet úgy felépíteni egy virtuális asszisztens vállalkozást, hogy nem ismerjük a célcsoportot, és azt, hogy milyen problémái vannak a célcsoportba tartozóknak, vagyis azt, hogy mire tudunk megoldást kínálni. Enélkül a sötétben tapogatózunk, számos tervezési lépésben el fogunk akadni.
Ezért kell mindenképpen időt szánni arra, hogy megismerd a célcsoportodat.

Általánosan igaz az, hogy azoknak a kis- és középvállalkozóknak van szükségük online asszisztensre, akik túlterheltek. Akiket az adminisztráció és az online megjelenés annyira leköt, hogy kevesebb idejük marad a cégük fontos ügyeire, a családjukra és a pihenésre, alkalmazottat viszont nem tudnak vagy nem szeretnének felvenni. Tehát ők alkotják a célcsoportot.

Itt azonban még nem kell megállni: lehet tovább is szűkíteni a kört. (Nem feltétlenül szükséges, de lehet.)
Például ha korábban az egészségügyben vagy természettudományos területen dolgoztál, akkor hatékonyabban fogod tudni segíteni az életmódtanácsadó vállalkozók munkáját. Ha védőnő voltál, akkor a kisgyermekes anyukákat megcélzó vállalkozókat tudod színvonalasan támogatni. Van olyan online asszisztens, aki a szépségipari kisvállalkozókat segíti, és van, aki a mezőgazdaságban tevékenykedőkre specializálódott.

Ha valamelyest értesz az általad támogatott vállalkozó szakterületéhez, akkor hatékonyabban fogod tudni segíteni őt. Jobban felismered az esetleges problémákat, összefüggéseket. Könnyebben tudsz számára szakmai jellegű posztokat, blogcikkeket írni (habár ez már nem virtuális asszisztensi, hanem inkább szövegírói szolgáltatás).

Ha megvan a célcsoport, és már átgondoltad, hogy mire lehet szükségük a célcsoport tagjainak, akkor sokkal könnyebb lesz kitalálnod, hogy milyen szolgáltatásaid legyenek.

Virtuális asszisztens vállalkozás tervezése – a szolgáltatások listája

Egy virtuális asszisztens számos területen tudja tehermentesíteni az ügyfeleit. A fő feladata a tehermentesítés. Arról, hogy hogyan tudja ezt megtenni, az Egy virtuális asszisztens feladatai cikkben olvashatsz.

A virtuális asszisztens vállalkozásba tényleg sokféle szolgáltatás beleillik. Fontos, hogy csak olyat vállalj, amiről tudod, hogy minőségi szinten meg tudod csinálni. Valószínűleg lesz olyan dolog, aminek utána kell járnod közben. A lényeg, hogy tudd, hogy hol keresd a szükséges információt.

Hogyan tudod összeállítani saját virtuális asszisztens szolgáltatásaid listáját?

1. A korábbi tanulmányaid és tapasztalataid, jelenlegi tudásod alapján viszonylag könnyű összegyűjteni a lehetséges szolgáltatásokat. Gondold át részletesen, hogy mi mindenhez értesz.
   Írd is fel először azokat, amelyek kimondottan asszisztensi, adminisztrációs jellegűek. Majd azokat is, amelyekről elsőre nem gondolnád, hogy össze tudod kapcsolni virtuális asszisztens vállalkozásoddal.Ha grafikus vagy, akkor felveheted ezt is a virtuális asszisztens vállalkozásod szolgáltatásai mellé. (De mivel ez speciális szaktudást igényel, ezért ezt magasabb áron célszerű kínálnod.)
2. Ha van még olyan terület, ami nagyon motivál, de még nem tanultad, akkor érdemes megtanulnod. Ezek már nem feltétlenül virtuális asszisztensi feladatok lesznek, de színesítik a szolgáltatási palettádat. Lehet, hogy pont azért fognak kiválasztani leendő ügyfeleid, mert nem csak az adminisztrációs és kimondottan asszisztensi jellegű munkát bízhatnak rád. Ilyen speciális terület lehet a keresőoptimalizálás, a közösségi média marketing, weboldalak készítése, a fentebb említett szövegírás, és még számtalan példát fel lehetne sorolni. Itt tudsz válogatni számos hasznos online tanfolyam közül.

De ne gondolod, hogy mindent egyszerre meg kell tanulni a virtuális asszisztens vállalkozás indításához. Úgy is el tudod kezdeni a munkát, hogy a speciális dolgokat később tanulod meg, és majd később kibővíted a szolgáltatási listádat.

Ha megvan a célcsoport, és már tudod, hogy pontosan mit fogsz nekik kínálni, akkor jöhet a megvalósítás. Nézzük meg először, hogy hogyan lesznek meg az első ügyfeleid!

Online megjelenés és az első ügyfelek megtalálása

Sokan gondolják úgy, hogy majd a virtuális asszisztens vállalkozásuk elindítása után fogják megismertetni magukat és felkutatni az első ügyfeleket. De nem fognak rögtön özönleni a megbízások. Ezért már jóval az indulás előtt érdemes elkezdeni a kommunikációt a célcsoport felé.

• Ismerősi és baráti körben meséld el mindenkinek, hogy mivel fogsz foglalkozni. Lehet, hogy közülük kerülnek ki az első ügyfelek, vagy ajánlani fognak valakinek.
• Készítsd el vagy készíttesd el a honlapodat! Bár időigényesebb, de kétszeresen is jól jársz, ha magadnak rakod össze. WordPress honlapok készítését nem nehéz megtanulni. Ha belejössz, akkor ezt a tudásodat kamatoztathatod ügyfeleid tehermentesítésénél is. Lehet köztük olyan, aki arra fog megkérni, hogy tölts fel tartalmakat a honlapjára.
  Honlap nélkül is el lehet indulni. Ne késleltesd az indulásodat csak azért, mert még nincs kész a honlap. De persze nagy előny, ha már megvan.
• Legyél aktív a közösségi médiában! Keress a Facebookon vállalkozói csoportokat. Ha valaki olyan kérdést tesz fel, amelyre tudod a választ, akkor segíts neki. Ha rendszeresen aktív vagy, sokan megismernek majd. És amikor elindul a vállalkozásod, már többen fognak benned bízni.
• Kiemelném a LinkedIn szerepét. Virtuális asszisztens vállalkozóként nagy kár lenne kihagyni, tele van potenciális ügyfelekkel. Ott nem ciki bejelölni olyanok embereket, akiket nem ismersz. Sok mindenben hasonlít a Facebookra, csak ott szakmai posztokat osztanak meg. Kommentelj, posztolj ott is! Szakmai tudást tükröző hasznos tartalmaidra fel fognak majd figyelni.

Virtuális asszisztens vállalkozás indítása – a jogi és adóügyi szabályoknak való megfelelés

Ez egy kevésbé izgalmas része folyamatnak, de nagyon fontos ahhoz, hogy virtuális asszisztens vállalkozásodat a törvényeknek megfelelően tudd működtetni. Megijedni nem kell, nem annyira bonyolult, csak túl kell rajta esni.

• Már a vállalkozói regisztráció előtt tudnod kell, hogy miként fogsz adózni. Ha nem vagy járatos a témában, érdemes felkeresned egy adótanácsadót. A legtöbb online asszisztens a KATA szerint adózik és alanyi adómentes, de nem mindenkinek ez a jó megoldás. Az iparűzési adót is kétféle módon lehet számítani. Tehát mindenképpen érdemes ezt átgondolni.
  A könyvelőt a KATA szerint adózóknak is szokták javasolni, mert ebben az esetben is előfordulhatnak bonyolult szituációk.
  Az adótanácsadói és a könyvelői szolgáltatás nem ugyanaz, de természetesen végezheti ugyanaz a személy.
• Össze kell állítani azoknak a tevékenységi köröknek a listáját, amelyeket fel fogsz majd venni. Ezt is ki kell majd tölteni a regisztrációs oldalon. Mindegyiknek van egy kódja, ez az övtj kód. Az e-TUS adatbázisából megtudhatod, hogy milyen felvehető tevékenységek vannak, és kell-e hozzájuk engedély vagy szakképzettség.
  Amit online asszisztensként szinte biztosan fel fogsz venni: az <emyösszetett adminisztratív szolgáltatás, melynek kódja 821101. Érdemes végignézni a teljes listát, mert valószínűleg ennél többet is fel fogsz majd venni a tervezett szolgáltatásaidnak megfelelően (a felvett szolgáltatások később módosíthatóak).
• Amelyekre még mindenképpen szükséged lesz a virtuális asszisztens vállalkozás törvényes működtetéséhez, azok a GDPR-nak megfelelő dokumentumok: az adatkezelési tájékoztató és a hozzá kapcsolódó dokumentumok. Ezeket ügyvédtől tudod megrendelni. (Érdemes a tervezett indulás előtt több héttel megkeresni az ügyvédet, mert egy-másfél hónap is lehet, mire elkészül.)
• Szintén ügyvédtől tudod megrendelni a szerződéssablonokat is. Az ügyfeleiddel megbízási szerződést fogtok kötni, ehhez szükséged lesz egy olyan sablonra, ami védi a megbízó és megbízott érdekeit egyaránt. Ez is legyen meg előre, hiszen azonnal kelleni fog, amint elkezded a munkát.

Milyen kiadásokra kell felkészüli?

Bár a virtuális asszisztens vállalkozás nem sok befektetést igényel, de azért kiadások itt is vannak:

• adók,
• kamarai tagság éves díja (kötelező a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara rendszerébe regisztrálni),
• könyvelő díja,
• szükség esetén tanácsadói díjak (adótanácsadás, mentor stb.),
• a munkaeszközök költsége: számítógép, okostelefon, internet előfizetés,
• a GDPR-nak megfelelő dokumentumok és szerződéssablonok költsége,
• a számodra szükséges tanfolyamok díja,
• fizetős szoftverek, amennyiben szükségesek a szolgáltatásod minőségi teljesítéséhez (a Microsoft 365 csomag ingyenesen elérhető akkor, ha iskolás korú gyermek van a családban)
• számlázó program: vannak ingyenes fajták, de elképzelhető, hogy szükséged lesz olyan funkciókra, amelyek a fizetős verziókban érhetőek el,
• a honlapod tárhelye és a domain díja, és ha más készíti a honlapot, akkor ennek is lesz költsége.

Anyagi segítség lehetősége virtuális asszisztens vállalkozás indításához

Még az indulás előtt érdeklődd meg a munkaügyi központnál, hogy elérhető-e a vállalkozóvá válási támogatás. Ez a lehetőség egy időben szünetelt, később újraindult. Kérdezd meg, hogy jelenleg aktuális-e.

Virtuális asszisztens árak kialakítása

A szolgáltatások beárazása kezdő vállalkozóként talán a legnehezebb feladatok közé tartozik. Elkerülni viszont nem lehet. De csak elsőre fog ijesztőnek tűnni. Nagy segítség lehet számodra a 15 árazási tanács virtuális asszisztenseknek összeállítás. Figyelmedbe ajánlom a témában a Virtuális asszisztens árak cikkünket is.

Az együttműködő partnerek szerepe a virtuális asszisztens vállalkozás működésében

Bár virtuális asszisztens vállalkozóként szabadabban osztjuk be az időnket, de a határidőket be kell tartani. Fel kell készülnünk az olyan helyzetekre, amikor valami akadályoz minket a kivitelezésben, például egy betegség. Ezért is hasznos már előre felkutatni olyan online asszisztenseket, akikkel kölcsönös a szimpátia.

Amikor valakivel együttműködési szerződést kötsz, akkor megállapodhattok abban, hogy szükség esetén kisegítitek egymást. Ilyenkor az egyik fél átadja a másiknak a feladatot.
Ez nem csak betegség vagy egyéb akadály esetén jön jól, hanem akkor is, ha van olyan terület, amelyhez az egyik fél jobban ért. Ilyekor azokat a feladatokat ő látja el. Így kölcsönösen kiegészíthetik egymást.

Előfordulhat olyan helyzet, hogy már annyira sok lesz a munka, hogy nem tudod egyedül ellátni. Ez persze még nem az elején lesz, de érdemes felkészülni erre is. Ilyenkor a feladatok egy részét kiszervezheted alvállalkozóknak. Ehhez is létezik egy szerződéstípus: az alvállalkozói szerződés.

Fontos, hogy az ügyfeleiddel kötött szerződésben legyen benne az, hogy jogosult vagy alvállalkozót alkalmazni! Azt javaslom, hogy legyen így már az elejétől kezdve.

Együttműködő partnereket vagy egyszerűen jó kapcsolatokat találhatsz például virtuális asszisztens Facebook csoportokban, ilyen a Virtuális asszisztensek fóruma. Ami nagyon szeretnivaló ebben a csoportban, hogy a tagok között nem a versengést lehet tapasztalni, hanem az összetartást. Együtt erősebbek a virtuális asszisztens vállalkozók, mint külön-külön. Ennek a csoportnak az adminisztrátora Szabó Ági, aki már sok-sok asszisztenst segített elindulni az úton kiváló képzésével és konzultációival.

Virtuális asszisztens képzésünkben is részben megtalálható a Szabó Ági által készített videótanfolyam, amely hatalmas segítség az induló virtuális asszisztens vállalkozóknak.

Hasznos képzések virtuális asszisztens vállalkozás indításához

Ami hasznos lehet még számodra, az az Online Vállalkozás Indítása Tudásanyag. Ez más típusú online vállalkozások felépítéséhez is hasznos lehet.
Kimondottan a virtuális asszisztens vállalkozáshoz ajánlott a Virtuális Asszisztens Képzés, melynek segítségével hatalmas tudásanyag birtokába jutsz. Így ez könnyen megtérülő befektetés lehet számodra (ha éppen nem elérhető, akkor iratkozz fel a várólistára).

Ha maradt még benned kérdés, észrevétel, írd meg bátran kommentben!