Sokan és sokszor jeleztétek, hogy hatékonysággal, időbeosztással kapcsolatban szívesen fogadnátok tőlem tippeket, gondolatokat.

Így most nem egy online marketinggel vagy keresőoptimalizálással kapcsolatos tippet szeretnék veled megosztani, hanem kifejezetten a személyes hatékonyságodat, az időbeosztásodat vagy időgazdálkodásodat szeretném segíteni.

Legelső alkalommal nézzük azt a konkrét megoldást, ami miatt én már kaptam hideget és meleget is. Illetve inkább elcsodálkozó tekinteteket és értetlen arcokat: Te hogy csinálod ezt?

Ezért most szeretném leírni, hogy hogyan csinálom, és miért lehet ezzel a megoldással valóban időt nyerni. És nem utolsó sorban, hogyan tudod ezt te is megvalósítani, és mire figyelj, hogy ne fordítva süljön el a dolog.

Tipp: Még arra is adok megoldást, ami miatt esetleg a cikk közepén azt érezheted, hogy na ez neked biztosan nem működne!

Einstein egy napja

Szokták mondani, hogy Einsteinnek is csak 24 órája volt egy nap, mint ahogy neked vagy nekem, és nézd meg mégis mennyi mindent elért. Ez nagy valószínűséggel így van – ha csak nem jött rá, hogyan görbítse meg saját maga körül a tér-idő-kontinuumot, és nyert ezzel 48 órás napokat.

De a viccet félretéve, ráadásul Einsteinnek még csak nem is kellett azzal a megannyi online figyelemelterelő eszközzel megküzdenie, ami manapság a mi életünket nehezíti. Vagy megkönnyíti – ami persze nézőpont kérdése.

Einsteinnek miért volt mindenre ideje?

Az egyik legnagyobb változás pedig, ami a mindennapjainkban az elmúlt 20 év során lezajlott, az e-mail használata. Gondolj csak bele, milyen mértékben változtatta meg ez az életünket, a kommunikációs szokásunkat, akár magán-, akár üzleti értelemben nézzük. Einsteinnek persze nem kellett az e-mailekkel foglalkoznia, de neked kell.

E-mail: Segítség vagy átok?

És habár nem fér kétség hozzá, hogy az e-mail mekkora hatalmas segítség az üzleti életben – sokkal gyorsabbá teszi az üzleti folyamatokat, sokkal költséghatékonyabbá teszi az üzleti kommunikációt, és szinte teljesen lebontja a fizikai távolságokat –, ugyanakkor én meg merem kockáztatni, hogy ez az az eszköz, amely manapság legalább ennyi negatív hatást is okoz a személyes hatékonyság, az időbeosztás, vagy egyáltalán az idő kezelése témájában.

Gondolj csak bele! Hányszor érezted már úgy, hogy elment egy fél napod, és tulajdonképpen semmi mást nem csináltál, csak az e-mailjeidet válaszolgattad meg. És hányszor érezted már úgy, hogy újra elment egy fél napod… amikor éppen tegnap érezted utoljára éppen ugyanezt az elvesztegetett fél napot az e-mailekkel kapcsolatban.

Mennyire megy el az időd az e-mailek megválaszolásával?

A kérdés pedig magától adódik: akkor ez most hasznos vagy nem? Az e-mailek valójában segítik a munkádat, hatékonyabbá tesznek, vagy éppen ellenkezőleg, csak rabolják az idődet?

Én így kezelem az e-mailjeimet

Na ez az a pont, ahol sokan ki szoktak akadni. Vagy legalábbis felteszik a kérdést, hogy hogyan csinálom. Hogyan csinálom annak ellenére, hogy éppen az online világban dolgozom?

Mégpedig azt, hogy gyakran csak hetente egyszer nézem az e-mailjeimet. De átlagosan sem gyakrabban, mint 2-szer 3-szor egy héten. Hogyan csinálom? Hogyan lehetséges, hogy ez nem ront a hatékonyságomon vagy a cégem hatékonyságán?

Nézzük akkor!

Először is szeretném neked elmondani, hogy az én tapasztalatom szerint mi a rossz az állandó e-mailezésben, és hogyan lesz ily módon egy alapvetően hatékonyságnövelő eszközből, mint az e-mail, éppen az egyik legnagyobb időt rabló online eszköz.

• Egyrészt ha az e-mailt egyfajta chatelésként használod, folyamatosan bekapcsolt üzemmódban működő kommunikációs eszközként, akkor nagyon egyszerűen a figyelmednek egy kis darabja kénytelen-kelletlen ott lesz az e-maileken. Még akkor is, ha éppen nem érkezett be semmilyen új üzenet.


A figyelmed egy darabja mindig az e-maileken lesz

Ez egy olyan dolog, hogy valamit vagy befejeztünk, vagy nem. És ha folyamatos feladatként tekintünk rá, akkor egyszerűen nem fejeztük be. Ha így kezeled, akkor az e-mailek kezelése nem egy olyan feladat lesz, mint elvárható módon minden üzleti feladat, aminek nekiülsz, elvégzed, és befejezed, hanem egy folyamatos teher, ami láthatatlanul a nap 24 órájában ott kattog a gondolataidban.

• Másrészt éppen ez a chat üzemmód okozza azt, hogy semmi más feladatra sem tudsz igazán, 100%-ban figyelni. Mert bármibe is kezdesz bele, jó eséllyel egyszer csak jön a pittyegés, beúszik a figyelmeztető ablak, vagy ki tudja milyen módon jelzi neked a géped, hogy e-mailed érkezett.



És ha valóban 24 órás üzemmódban e-mailezel, akkor ebben az esetben jó eséllyel megszakítod azt a feladatot, amit éppen csináltál, megnézed-megválaszolod az e-mailedet, és utána térsz vissza az előző projekthez. Márpedig nyilván sokkal nehezebben és lassabban megy bármit is megcsinálni, ha közben az embert ezerszer megszakítják.

Tehát nem feltétlenül az e-mailre magára megy el sok idő, hanem az e-mailek kezelésének módja miatt más feladatod tart sokkal tovább, mint ahogy optimális esetben történnie kellene.

• Harmadrészt én azt veszem észre, hogy az emberek többsége manapság – talán az előző két ponttól nem függetlenül – nagyon gyakran másfajta kommunikációs eszközök helyett (is) használja az e-mailt. Minden eszköznek megvan a helye, így lenne a „levelezésnek” is, hiszen az e-mail mégiscsak a levelezés modern formája.

A sürgős esetekre ott van a telefon, a sok gondolatváltást igénylő kommunikációra a már említett chat, mégis sokan az e-mailt ezek helyett használják.

Észrevetted már például, hogy amikor egyszerre válaszolsz sok e-mailedre, akkor hirtelen gyakrabban jönnek a válaszok a másik oldalról? Én észrevettem, hiszen nekem nagyon koncentrált az e-mailezésem, ahogy arról ez az egész cikk szól.



Gyakrabban jönnek a válaszok

Vagyis én egyszer vagy kétszer leülök egy héten, és megválaszolom a leveleimet. Ami közben érkezik, azokat is. És érdekes módon nem ritkán fordul elő, hogy miközben a leveleimet kezelem (ez általában 30-60 perc), addig valakivel 2-3 e-mail váltás is megtörténik. Én írok, ő válaszol. Erre én megint írok, amire ő megint válaszol. Ennek inkább telefonon kellene zajlania, esetleg chaten, nem?

Nem biztos, hogy mindig az e-mail a leghatékonyabb

Ahogy följebb említettem, az e-mailnek megvan a helye az üzleti kommunikációban. És nem biztos, hogy minden esetben ez a leghatékonyabb módszer. Egyrészről egyáltalán nem lehetsz biztos benne, hogy a másik fél is 24 órában az e-mailjei előtt ül – tehát egyszerűen sürgős esetben ne használd!

Így már azzal képes leszel javítani a hatékonyságodon, hogy egy hatalmas stressztől kíméled meg magad: Vajon megkapta? Mikor válaszol végre? Hívd fel, ha valóban annyira sürgős, amit tőle szeretnél!

Megkíméled magad a stressztől

Másrészt a világ egyik legkevésbé hatékony módja az, amikor egy személyes beszélgetést próbálunk meg „lemásolni” az e-mailek világába. Egy személyes beszélgetés során – ami persze történhet akár telefonon, akár pl. chaten is – a két fél folyamatosan kérdez, válaszol, és ezek a kérdések és válaszok módosítják a kommunikációt.

Ami így van rendben, sok esetben ez szükséges ahhoz, hogy előrelépjünk. Így nagyon gyorsan és hatékonyan lehet bonyolultabb, sok kérdést, sok elágazást tartalmazó helyzeteket kezelni.

Ilyen esetekben egyszerűen ne használd az e-mailt! Amikor tudod, hogy sok kérdést kell majd a másiknak feltenni, és ráadásul ezeket nem is tudod egyszerre megfogalmazni, hiszen egy-egy kérdés a korábbi válaszoktól is függ, akkor ismét használd a személyesebb kommunikációt. Lehet, hogy ami 10-20 e-mail váltást jelentene, akár több napig vagy hétig, azt egy öt perces beszélgetéssel le tudod zárni.

És ez még fordítva is működik, vagyis ha valaki más egy ilyen témában keres meg téged e-mailben. Hívd fel az illetőt, vagy kérd el a számát ha nem tudod, és jelezd, hogy ezt nem lehet hatékonyan e-mailben megbeszélni, de egy rövid telefonbeszélgetésben gyorsan és hatékonyan tisztázni tudtok minden kérdést.

A legegyszerűbb megoldás

A legegyszerűbb megoldás, ha egyszerűen kijelölsz magadnak e-mail időt. Ez egy feladat, amit el kell végezni. De ahogy följebb is néztük, nem folyamatosan kell végezni.

Nézd meg, hogy számodra mi a reális, milyen gyakran kell ahhoz nézned az e-mailjeidet, hogy ez ne okozzon problémát (erről még lásd a további gondolataimat). Aztán egyszerűen tervezd be a naptáradba, hogy mondjuk minden hétfőn délelőtt nézed az e-mailjeidet. Vagy minden reggel 8-9 között. Vagy kora délután. Ami neked megfelel.

És mindenkor máskor kapcsold ki a levelező szoftveredet! Nem kell, hogy ott fusson a háttérben. Így is úgy is megszakít. Semmilyen előnyöd nem lesz abból, hogy folyamatosan villognak a levelek, csak a már írt hátrányok.

Ha tudod, a telefonodon is érdemes kikapcsolni például az értesítéseket, mert azok is ugyanolyan zavaróak! (Sőt, én magam a teljes telefonomat lehalkítom minden esetben, amikor nem telefonálás a munkafolyamat, amit végzek – de ez egy külön cikk témája lehetne.)

Hol mehet félre a dolog?

Ez a történet – vagyis hogy ritkán e-mailezz – igazából két helyen mehet félre. Az első az egyszerűbb, és ez nem is annyira hibaforrás, mint inkább egy tényező, amit figyelembe kell venned.

Hol mehet félre a dolog?

1. Ha te magad úgy érzed, hogy igenis szükséged van arra, hogy gyorsan válaszolj az e-mailjeidre, mondjuk naponta, vagy naponta kétszer, akkor tedd azt! Távol álljon tőlem, hogy rábeszéljelek olyan dologra, amivel nem érzed jól magad. A te döntésed – és van akinek ez fontos.

Én személy szerint nem tartom problémának a heti válaszadást. Csak egy dologra figyelj: ebben az esetben is legyen meg az e-mailek ideje, vagyis ne 24 órában legyél a levelek közelében, csak amikor azt magadnak kijelölted.

2. A másik a keményebb kérdés, és talán ez lehet az oka, amiért sok vállalkozó el sem tudja képzelni, hogyan lehet a valóságban kivitelezni, amiről én ebben a cikkben írok.

Mert egyszerűen vannak olyan üzleti folyamatok, ahol viszont igenis elvárás, hogy egy e-mailt nemhogy ne egy hét alatt, de a lehető leggyorsabban megválaszolj. Egy reklamáló vásárló például, egy elmaradt utalás miatt hirtelen a nemteljesítés mellett döntő beszállító, vagy egyszerűen bármi sürgős feladat, ami e-mailben érkezik.

Ezeket pedig kezelni kell, gyorsan kell kezelni, és ha az ember csak ritkán nézi az e-mailjeit, akkor bizony azzal akár ilyen esetben hatalmas károkat is okozhat a vállalkozásának.

De akkor hogy hozható ez a dolog össze? Mégiscsak egy szép álom marad, hogy az e-mailek zaklatásától legalább időnként mentesülj? Ez számodra nem megoldható?

De akkor mi a megoldás?

De, megoldható. És ha ellentmondást érzel a dologban – ne e-mailezz gyakran, de vannak sürgős e-mailek – akkor jól érzed, és ebben van a megoldás kulcsa is. De még mielőtt ezt részletezném, hadd említsek meg egy apró részletet.

A legtöbben az alábbit hozzák fel indoknak, amikor a ritka e-mailezést, mint hatékonyságnövelő eszközt promózzák. De ez sajnos nem ad 100%-ban megoldást, és ezért érezheted úgy, hogy valami nem teljesen OK. Ez pedig az, hogy egyszerűen a sürgősnek tűnő e-mailek nagy része valójában nem is sürgős.

Ez teljes mértékben így igaz, és hidd el nekem, hogy még akkor sem dőlne össze a világ, ha tényleg csak hetente egyszer néznél az e-mailjeidre. De én ennél pontosabb megoldást szeretnék adni, mert az viszont tény, hogy lehet olyan helyzet, amikor valóban sürgős válaszra van szükség.

A megoldás egyszerűen az, hogy ez nem a te feladatod. Nem a te feladatod, mint tulajdonos, hogy a sürgős e-maileket kezeld. Ez egy recepciós, vagy más beosztású munkatárs feladata – egyáltalán nem tartozik azonban hozzá minden munkakörhöz alapból –, akinek a munkakörének része, hogy a munkaideje alatt valóban napi 8 órában az e-maileket (is) kuksolja, és azonnal reagáljon, ha szükséges.

De várj! Több van ebben, mint gondolnád! Boncolgassuk csak egy kicsit! Hogy esetleg nincs alkalmazottad? Pláne nem egy külön recepciós, aki az e-maileket lesi?

Hát ez az! Ha nincs ilyen alkalmazottad, akkor te vagy az! De akkor hogy is van ez? Ha te vagy az, akkor mégiscsak neked kell azokat az e-maileket nézni, és akkor az egész egy fából vaskarika?!?!

Nem – és ez az az egyik pont, ahol eldőlhet az, hogy vállalkozóként mennyire tudsz hatékony lenni. Ugyanis ha nincs alkalmazottad, akkor te vagy mindenki a cégedben. Te vagy a tulajdonos, a főnök, és a beosztott is. A kávéfőző Mancika, a takarító, a recepciós, és a tulajdonos is, aki a stratégiát papírra veti.

Csakhogy még akkor is, ha ez mind te vagy, ezek különböző munkakörök. És soha ne engedd, hogy egyik a másik kárára menjen! Márpedig neked tulajdonosként bizony úgy is kell viselkedned, mint egy tulajdonosnak, legalább az időd egy részében.

Tulajdonos vagy. Viselkedj tulajdonosként!

És amikor tulajdonos vagy, amikor éppen mondjuk a következő évi stratégián dolgozol, akkor nem vagy recepciós! Akkor várhatnak, várniuk kell a leveleknek – mert a recepciós éppen nem dolgozik.

És ez még egy fontos dolgot mutat meg nekünk. Mégpedig azt, hogy a recepciós megteheti azt, hogy nem dolgozik. Ha alkalmazottként felveszel valakit erre a posztra, akkor természetes, hogy egy nap 8 órában fog csak dolgozni, vagy mondjuk legfeljebb 10-ben, de nem 24-ben. Hogy a hétvégéken nem dolgozik, és urambocsá’ még szabadságra is elmegy néha.

Ezt lefordítva, ha te is vagy az, aki ezt a pozíciót – egyelőre – ellátja a cégedben, akkor miért hagyod, hogy a fejedre nőjön? Ha más nem, legalább a napi 8-10 órába korlátozd be az ilyen munkádat! És igenis állj a sarkadra tulajdonosként, hogy amikor akként viselkedsz, akkor 100%-ban az is legyél!

És még egy dolog… Az is fontos, hogy mindig el tudjon érni, akinek el kell. Lehet, hogy ez csak a saját megnyugtatásod miatt szükséges, de gondoskodj róla, hogy legyen valami közvetlenebb elérése azoknak az embereknek hozzád, akiktől számíthatsz sürgősebb kommunikációra. Így végképp nem kell amiatt aggódnod, hogy valami fontos dolog elkerüli a figyelmedet.

Legyél mindig elérhető annak, akinek kell!

Lépések

1. Ha van akár egyetlen ember is a cégedben rajtad kívül, akkor jelöld őt ki recepciósnak. Kezelje ő az ügyfélszolgálatos e-maileket innentől!
2. Jelöld ki magadnak az e-mail időt. Ez a te személyes preferenciáidon múlik, de én azt gondolom, hogy a napi kétszeri e-mailezés még a legextrémebb helyzetekben is elegendő lehet.
3. Aki ebből a szempontból a te számodra fontos, adj meg neki közvetlenebb elérhetőséget, de ne hagyd, hogy ezt kihasználva bárki is rád szálljon!
4. Tartsd magad ehhez! Leginkább saját magad csapod be, ha nem tartod be a saját szabályaidat. Ha kitűzted az e-mailezés idejét, akkor innentől kezdve tartsd is ezt be!